REGULAMENTUL

procesului de bugetare participativă pentru tineri Com’ON Cluj-Napoca

1. Ce scop servește acest Regulament?

Acest Regulament stabilește cadrul general pentru derularea unor ediții generale ale procesului de bugetare participativă pentru tineri Com’ON Cluj-Napoca. Acest Regulament nu este valabil pentru derularea unor ediții speciale din cadrul acestui program.

2. Ce este, cine derulează și cui se adresează Com’ON Cluj-Napoca?

Misiunea Com’ON este de a întări rolul tinerilor și al grupurilor informale formate de aceștia în schimbarea societății într-un mod sustenabil, incluziv și responsabil, și de a extinde modul în care tinerii sunt sprijiniți de oraș și de cetățeni.

Com’ON Cluj-Napoca este organizat în parteneriatul Grupului PONT și a Federației Tinerilor din Cluj (în continuare Organizatorii). Municipiul Cluj-Napoca este partener și finanțator al programului. Dezvoltarea programului Com’ON Cluj-Napoca este finanțată de Fondation Botnar.

Com’ON Cluj-Napoca dispune de certificatul de calitate de Bună Practică al programului de dezvoltare URBACT al Uniunii Europene.

3. Tema și sloganul LET’S DO WELL TOGETHER

Com’ON Cluj-Napoca se organizează în jurul temei și sloganului: LET’S DO WELL TOGETHER! - concentrarea pe starea de bine, pe calitatea vieții comunității, pe învățarea și perspectivele de viitor ale tinerilor, precum și pe participarea civică a membrilor comunității în viața orașului, toate aceste aspecte putând fi îmbunătățite prin idei venite din partea tinerilor și implementate de tineri.

Citește mai multe despre Com’ON Cluj-Napoca în MANIFESTO.

4. Cine poate propune și implementa idei? Cui se adresează ideile?

Participarea este deschisă oricărui grup informal de tineri format din minimum 3 persoane care locuiesc, studiază sau lucrează în Cluj-Napoca. Nu există niciun fel de restricție cu privire la pregătire/experiență, sex, etnie etc.

În Com’ON Cluj-Napoca sunt acceptate doar idei propuse în echipă. O echipă este considerată de sine stătătoare dacă are minimum 3 membri și mai mult de 50% din componența membrilor este diferită de toate celelalte echipe înscrise în aceeași ediție a programului.

Activitățile din Com’ON Cluj-Napoca trebuie să aibă legătură cu tema prezentată mai sus. De asemenea, ideile tinerilor trebuie să se adreseze clujenilor, dar în rest nu sunt nici un fel de restricții cu privire la locul de derulare, iar perioada implementării trebuie să respecte calendarul.

Câte o ediție a programului Com’ON Cluj-Napoca poate defini în mod mai specific grupul țintă adresat din perspectiva vârstei sau a unor  situații socio-culturale specifice. Aceste aspecte sunt stabilite în cadrul apelului pentru idei a ediției respective.

5. Ce este o ediție a programului Com’ON Cluj-Napoca?

O ediție Com’ON Cluj-Napoca este un proces participativ care parcurge obligatoriu următoarele etape: înscrierea ideilor - verificarea tehnică a ideilor - decizia publică (votul) - alocarea bugetului pe baza deciziei publice.

Fiecare ediție are un buget predefinit pe baza finanțărilor obținute și resurselor identificate pentru ediția respectivă. O ediție poate defini subcategorii specifice de grup țintă pe baza obiectivelor urmărite de către Organizatori. O ediție poate defini teme și priorități specifice în cadrul temei generale definite în acest Regulament. O ediție are o perioadă și un calendar clar stabilite. Detaliile specifice unei ediții sunt definite printr-un APEL.

6. Ce conține un apel pentru idei în cadrul unei ediții Com’ON Cluj-Napoca?

Apelul pentru idei pentru o ediție conține minim următoarele:

• categoriile de vârstă specifice ce pot participa ca membri de echipă;
• categorii specifice de participanți definiți pentru ediție;
• calendarul propus pentru derularea ediției;
• modalitatea de înscriere a ideilor în ediție;
• bugetul total disponibil și numărul minim de idei susținute;
• numărul minim și maxim de idei ce pot fi propuse de aceeași echipă;
• alocarea bugetului pe ediție, după caz, și definirea unor obiective și categorii specifice;
• definirea populației care va decide asupra ideilor propuse;
• bugetul minim și maxim al unei idei;
• susținătorul sau susținătorii financiari ai ediției.

7. Ce aspecte sunt de avut în vedere pentru idei propuse în cadrul unei ediții Com’ON Cluj-Napoca?

Organizatorii recomandă ca ideile propuse să țină cont de următoarele aspecte:

• Com’ON Cluj-Napoca urmărește susținerea acelor tipuri de idei care pot aduce o schimbare în bine în comunitate și care pornesc de la o nevoie clar identificată în rândul comunității locale și, mai ales, în rândul tinerilor;
• prin demersurile propuse de grupurile informale de tineri se dorește implicarea întregii comunități clujene, implicarea tinerilor care fac parte din diverse grupuri socio-culturale și categorii de vârstă;
• ideile vor fi implementate exclusiv pe raza municipiului Cluj-Napoca;
• se încurajează ideile ce se doresc a fi derulate în cartierele clujene (în afara centrului orașului);
• sunt permise ideile desfășurate online, atât timp cât acestea se adresează clujenilor;
• sunt permise ideile de tip afișaj în diverse spații sau de creare/regândire a unor produse și soluții, atât timp cât acestea nu sunt destinate vânzării;
• nu vor fi sprijinite idei ce impun o barieră financiară de acces pentru participanți (ex. bilet, taxă de participare). Accesul la activitățile propuse va fi liber pentru public;
• se încurajează ideile care răspund într-un mod inovator unor nevoi identificate la nivelul comunității;
• ideile propuse permit obținerea unor rezultate clare, vizibile și care pot avea impact și pe termen lung;
• ideile oferă condiții sigure de petrecere a timpului liber pentru membrii comunității clujene;
• ideile identifică și mobilizează și alte resurse (financiare și non-financiare) din comunitate.

8. Ce idei nu pot fi susținute în cadrul unei ediții?

Pentru a respecta atât principiile acestui demers, cât și legislația în vigoare, anumite categorii de idei și/sau cheltuieli nu pot fi finanțate în cadrul proiectului:

• idei care nu se înscriu în obiectivele și activitățile acestui demers participativ;
• idei care nu sunt redactate pe baza formularului tip al concursului;
• cereri de finanțare individuale (ex. burse, sponsorizări pentru călătorii);
• idei în cazul cărora se poate demonstra că sunt derulate/organizate tradițional de alte entități organizate în forme legale (organizații, firme etc.);
• împrumuturi, cheltuieli retroactive ale unor idei și activități încheiate sau în curs de desfășurare;
• idei de natură politică;
• idei care instigă la xenofobie, rasism, violență, ură;
• idei cu mesaj discriminatoriu față de anumite categorii sociale/etnice etc.;
• idei care încurajează consumul de alcool/droguri;
• idei inițiate/implementate de alte categorii de vârstă decât cele specificate în apelul ediției.

Toate ideile propuse în cadrul acestui demers vor fi verificate din punctul de vedere al acestor condiții înaintea supunerii acestora spre votul public.

9. Ce tipuri de costuri susține și nu susține Com’ON Cluj-Napoca?

Tipuri de costuri acceptate

Costurile prezentate de grupul de tineri trebuie să fie în concordanță cu activitățile propuse prin descrierea oferită în formular. În caz de nevoie, facilitatorii unei ediții pot  oferi asistență grupurilor de tineri în planificarea bugetului înainte de termenul limită de înscriere online a ideilor.

Lista cheltuielilor neeligibile

Nu sunt acceptate costurile pentru 

• alcool, tutun; 
• achiziții de teren; 
• achiziții de autovehicule; 
• abonamente de telefon; 
• alte achiziții de echipamente sau de obiecte de inventar (singura excepție fiind achiziția unor echipamente sub un total de 1000 de lei pe idee ce sunt direct necesare implementării ideii respective); 
• salarii sau orice alte venituri ale membrilor grupurilor de tineri, pentru calitatea lor de membri ai grupului.

10. Verificarea tehnică

Verificarea tehnică se derulează atât pe parcursul perioadei de formulare a ideilor, cât și după termenul limită de depunere a ideilor. Obiectivul acestei etape vizează verificarea respectării aspectelor din acest regulament de către ideile propuse și identificarea oricăror posibile impedimente tehnice sau legale de implementare a ideilor propuse.

În cazul în care un grup de tineri nu este sigur dacă ideea propusă de ei respectă aceste criterii sau nu, se recomandă contactarea directă a Organizatorilor înainte de termenul limită de depunere a ideilor în cadrul unei ediții.

11. Decizia publică (votul)

Decizia publică (votul) este modul în care o populație definită prin apelul unei ediții decide cu privire la premierea ideilor propuse de către tineri în cadrul acelei ediții. Prin acest proces se stabilește ordinea premierii ideilor din cadrul unei ediții.

Organizatorii vor publica un ghid de decizie publică (vot) pentru fiecare ediție Com’ON Cluj-Napoca înainte de lansarea efectivă a perioadei de derulare a votului. Acest ghid va conține și modul de ierarhizare luând în considerare anumite condiții specifice pentru ediția în cauză (categorii de vârstă, categorii speciale, după caz).

12. Premierea ideilor

Organizatorii asigură cadrul legal pentru premierea ideilor selectate în urma acestui proces participativ. Implementarea ideilor se materializează parcurgând următorul proces.

Forma legală a acordării finanțării este premiul. Acordarea premiului se face după semnarea unui contract în cadrul căruia părțile își dau acordul asupra cheltuielilor care vor fi efectuate în cadrul planului de activități, prevăzut în anexa de la contract.

Grupul PONT va asigura premierea ideilor din resurse financiare aferente programului. Premiile vor fi plătite de către Organizatori în contul bancar al beneficiarului eligibil, (respectiv reprezentantul echipei), cu ordin de plată, după semnarea contractului de premiere.

13. Implementarea ideilor de către echipe

Grupurile de tineri ce au propus idei sunt și cele care sunt responsabile pentru implementarea în viitor a activităților propuse. 

Implementarea ideii propuse în cadrul Com’ON Cluj-Napoca cade în responsabilitatea grupului de tineri prin intermediul reprezentantului său oficial. Cu ocazia implementării, fiecare grup informal va ține cont de aspectele vizuale ce trebuie respectate pentru ediția în derulare, atât în comunicarea online, cât și în comunicarea prin materiale tipărite și vizibilitate la fața locului. Organizatorii vor oferi asistență printr-un ghid special de comunicare.

Grupul informal va realiza un raport narativ despre ideea implementată care va descrie conform unui model de raport ideea implementată, anexând și o documentare a activităților prin imagini, eventuală prezență online și în presă. Grupul PONT îl va accepta ca atare sau va solicita completări la raport.

14. Termeni și condiții. Protecția datelor cu caracter personal

Înscrierea unui grup de tineri și a unei idei în procesul de selecție implică acceptarea fără rezerve a termenelor prezentului regulament și înscrierea datelor personale în baza de date a Organizatorului, cu respectarea condițiilor legale în vigoare.

Datele cu caracter personal vor fi colectate și prelucrate de către Asociația Grupul PONT / PONT Csoport / PONT Group. Datele personale sunt prelucrate în vederea stabilirii identității persoanei, pentru stabilirea cadrului legal și a verificării eligibilității persoanei de a participa într-o anumită activitate, pentru a putea stabili o cale facilă și eficientă de comunicare. Grupul PONT se obligă să nu divulge aceste date, cu excepția situației în care legislația în vigoare va obliga Grupul PONT să pună la dispoziție și astfel de date cu caracter personal. Persoanele vizate au dreptul la informare, acces la datele proprii deținute de grupul PONT, dreptul la intervenție asupra datelor (rectificare, ștergere), dreptul la opoziție (retragere consimțământ, restricție procesare), dreptul de a nu fi supus unor decizii automate, dreptul la portabilitatea datelor și dreptul de a se adresa justiției. Pentru exercitarea drepturilor recunoscute persoanelor vizate, acestea se pot adresa cu o cerere scrisă, datată și semnată la adresa de e-mail office@pontgroup.org sau la adresa de corespondență str. Clinicilor 20-22, Cluj-Napoca, Cluj. Grupul PONT se obligă să comunice informațiile solicitate în termen de maximum 15 zile de la primirea cererii.

Politica generală a Grupului PONT cu privire la protecția datelor cu caracter personal poate fi consultată la următorul link: www.comoncluj.ro/protectia-datelor.

15. Contact

Mai multe detalii privind programul Com’ON Cluj-Napoca se pot obține pe pagina web comoncluj.ro, la adresa de mail info@comoncluj.ro sau la numărul +40 744 637 321 pentru apeluri sau WhatsApp.